【失敗しない接待のマナー】良好な関係を築く接待1

接待は先方とのより良い関係を築いていくためのコミュニケーションツールの一つですね。先方に心地よい時間を過ごしていただくためには、やはり、最低限のマナーを覚えておくことは必要です。
今回の「ビズベニア特集」では、接待の考え方や基本的なマナーについて触れていきます。
接待のマナービズベニア特集

1.日程 ~先方をお誘いする時期はどのくらい前が良いのか~

日程にゆとりを持ったお誘いを

先方と既に人間関係が出来ている場合や旧友などであれば、1週間位前などでも問題はありませんが、接待の多くは先方の事をまだあまり知らず、これから人間関係を作っていきたい時期にお誘いするシーンも多いもの。そのような時には、席を持ちたい時期のどのくらい前に先方にお話をしたら良いのか迷ってしまいますよね。
少し、ご自身に置き換えて考えてください。色々な資料の締め切り、会議、家庭の都合など、1週間先などは当然のこと、結構先まで予定が入ってしまっている日があるのではありませんか?そして、職位が高くなればなるほど、夜の会合なども増えていきます。そう考えると、やはり早めに打診しておくのが良さそうですね。しかし、あまり早すぎると今度は先方に忘れられてしまうということが起こる場合があります。
では、そのくらいが適切な時期なのかと考えると、やはり1ヶ月~1ヶ月半前位がバランスが良い時期ですね。このくらい前であれば先方も比較的スケジュールの目処が付きやすく、スムーズに日程も決まることでしょう。
また、企業の中には、他社の方に会食を誘われた際には社内に申請書を提出して承認を得る企業も多く存在していますので、可能であればその様な情報を事前にキャッチして、承認までにどの位かかるのかを把握しておくとよりスムーズに日程を決めることができますね。

2.お店の選び方 ~どのように選んだらよいのか~

選び方は色々な角度から考えて

接待のシーンはどんな場合が多いでしょうか?
まだ、コンタクトを取り始めてあまり時間が経っていないため何かきっかけが欲しい、契約へのあと一押し、もう既に関係は築けていてちょっとした時の定期的な会食になっている、など色々なケースがあります。
いずれにしても、接待の主な目的は、先方との良好な関係を深めることです。その為には、次のことに気を付けてお店を選んでいかなければなりません。

<接待したい先方の一番上位の方の職位などのレベル>

先方の企業規模や職位によって、他社との接待の経験値など、先方もお店のレベルを知っている確率が高くなります。職位の高い方に大衆的なお店で接待などした場合に「自分はこの程度の人間と思われているのか」や「この会社のレベルはこの程度か」など接待がマイナスに働いてしまうことも考えられます。職位に合わせたレベル感を考えておくことが必要です。
ただし、先方が敷居の高いお店を好まず、大衆的なお店を好む方もいらっしゃいます。この場合はこの限りではありません。むしろ、行きつけのお店や好みのお店を直接お伺いしてしまってもよい場合もあります。

<個室かオープン席か>

「静かな環境で話をした方が良い」「他の人に見られたくない」このような場合には、もちろん個室が必要です。
しかし「大人数で適当な個室がない」それほど「かしこまりたくない」などの場合にはオープン席での会食も検討の一つです。

<先方の好み、苦手な物の情報を収集しておく>

普段から会話の中で、先方の趣向をキャッチしておくように心がけましょう。面談時に先方の会社の近隣の飲食店のランチなどを話題にしておくと情報を入手しやすいですね。特に苦手な物は情報を得ておきたいものです。
会食の話をするまでの間に情報を入手できなかった場合には、会食の話が決まった際に、先方にお伺いをしてみましょう。
特にアレルギーなどには注意しておく必要がありますので、最低限ここだけは先方に伺っておきましょう。

<先方の外科的持病>

先方の持病をキャッチしておくのは難しい事ですが、情報を入手した場合には対応しておきましょう。
膝や腰が悪くて長時間のあぐらが難しいなどが分かった場合には、テーブル席、掘りごたつなどイスと同じ環境で座っていられる席を準備しておきます。
また、最近は靴を脱ぐことに抵抗を感じる方も多いです。お座敷を考えられる場合にはこの点にも考慮が必要です。

候補のお店が決まったら事前調査を

お店の候補が決まったら、先ずはお店のランチに行ってみましょう。最低限次のポイントはチェックしておきましょう。
ご自身のイメージと違っていた場合には、他のお店を検討していきましょう。

1.味:もっとも重要なポイントです。味には人それぞれ好みはありますが、最低限ご自身がおいしいと感じるお店であることが重要です。
2.雰囲気:Webで見たときとは雰囲気の異なるお店も多いものです。イメージとあっているか確認しましょう。
3.店員のレベル:お店の店員さんの接客態度や言葉使い、気遣いなどのレベルを確認しておきましょう。
4.提供時間:注文してから食事が出てくる時間が遅すぎないかの確認も必要です。

予約の際の注意点

お店を予約する際には、以下の点を確認しておきましょう。
1.お店の営業時間
2.何日前まで変更が可能かどうか

営業時間によって接待のペースや2次会の有無などにも影響してきます。また、日程の変更や、人数の変更はよくあることですので、せっかくの接待の候補店に後々生きずらくなることのないように、お店のルールを知っておきましょう。

接待のマナー ビズベニア

3.会食予定の先方へのご連絡 ~どの様な内容か~

先方へのご連絡で必要なこと

会食の場所が決まったら、先方へのご連絡です。最近は、メールでの連絡が多くなっていると思いますが、面会して印刷物を手渡しするという方法もあります。この場合は、先方と面会する回数を1回増やすことができますね。
シーンによって使い分けが必要です。

<連絡内容>

先方に連絡する内容は最低限、次のような内容が必要です。

1.日時:時間は開始時間なのか待ち合わせ時間なのかの記載。
2.会食場所:店名、予約者名、住所、電話番号、(地図)。
3.集合場所:現地集合なのか、どこかで待ち合わせなのか*。
4.先方出席者名
5.自社出席者名
6.緊急時の連絡先電話番号:主に担当者の携帯電話。

*集合場所は「他の人に見られたくない」など様々な状況が考えられますので、可能であれば現地集合の方が良いでしょう。

これ等に加え、挨拶文や特記事項などケースバイケースで必要な情報を加えておきましょう。

4.接待前にお店で行っておくこと ~事前打ち合わせ~

お店に事前に伝えておきたいこと

先ず、打ち合わせ前の大前提が、皆様方から店員さんへの態度についてです。
当然のことなのですが「俺は客だ!」などといったお横柄な態度や姿勢ではいけません。実は、皆様方がお店を選んでいるのと同様に、お店も皆様のことを見ています。接待ですので、同然、皆様方は会社の看板を背負っています。会社の評判を落としてしまうような態度は避けなければなりません。
店員さんの人間です。皆様が丁寧に応対されることで、接待中の店員さんのサービスの質が下がることはありません。むしろ、質が上がる場合もあり、以後も利用しやすくなる可能性が高まるのです。

<事前打ち合わせ>

1.お酒の種類についての打ち合わせ
費用に大きく影響を与えるのはお酒です。予算に制約がある場合、接待開始前までに事前にお店にお酒の種類などについて相談しておきましょう。お店の「おすすめのお酒」などして予算内で収まるお酒を薦めていただけるようにしておくと安心です。特に、ワインなどの場合には、ボトル単価の上限を伝えておくことが重要です。

2.タクシーの呼び方についての打ち合わせ
接待終了後にタクシーを呼ぶ必要がある場合、お店に声がけをすると呼んでいただけるのか、自身でタクシーを呼ぶ必要があるのかを確認しておきましょう。

3.支払方法、タイミングについての打ち合わせ
支払い方法を請求書とするのか、カード、現金などで支払うのか。支払いのタイミングは、接待が一通り終了して先方見送り後とするのか、会の後半で席を離れて支払いを行うのかの打ち合わせも必要です。間違えても、会食中に店員さんが「お会計です」とテーブルに訪れるようなことは避けましょう。

ここまで

ここまで「【失敗しない接待のマナー】良好な関係を築く接待1」では、接待が始まるまでの流れをご案内してまいりました。ここからの、接待の開始からの流れは「【失敗しない接待のマナー】良好な関係を築く接待2」にて続いてご案内してまいります。