【失敗しない接待のマナー】良好な関係を築く接待2

【失敗しない接待のマナー】良好な関係を築く接待1」では、接待の開始前までの流れをご紹介いたしました。
ここからは、接待開始からの流れをご紹介して参ります。

接待のマナービズベニア特集2

1.迎え入れ~スタート

<迎え入れ>

会場で待ち合わせの場合、何処で待っていたら良いか迷ってしまうこともありますよね。
ついつい、お店の玄関先や玄関口で先方をお待ちしたくなる気持ちは分かります。しかし、これらはお店や他のお客様のご迷惑になってしまいます。基本的には、席で待機することを心がけましょう。
大切なのは時間です。先方が先に到着していたのではお迎え入れができません。最低限、待ち合わせ時間の30分前には到着するようにしておきましょう。ただし、当日お店の方との打ち合わせをしたい場合には、お店の方の都合もありますのでさらにもう少し早めの到着を心がけておくことが必要です。

携帯電話はこの時点でマナーモードにしておきましょう。会食中にベルが鳴り響くのはマナーとして美しくありませんね。

先方が来場されましたら、先ずはご挨拶です。わざわざ時間を割いて会場までお越しいただいた旨の感謝を述べてお迎え入れいたしましょう。

<スタート>

季節によっては上着が気になる場合もあります。本来はジャケットなどの上着を着たまま会食を行うことが作法ですが、堅苦しくなってしまい心が開きにくくなる可能性がある場合や、気温との関係でジャケットを脱いだほうが快適な場合には、先方へ上着をお預かりすることを勧めてみましょう。また、同時に自身も上着を脱ぐことを先方にお伝えして同じ環境にすることも臨機応変に対応されると良いでしょう。
さあ、お店の店員さんに会をスタートする旨をお伝えしてスタートしましょう。

<会話始め>

この時点では、既に天候のお話は終わっていると思います。そこで先ずは、先方の会社の「ヒット商品」や「記事」などに関する話題に触れてみるのが良いでしょう。ヒット商品や話題など、先方の心が開きやすい内容に触れていく事でスムーズに会話に入っていく事が出来るはずです。そして、会話を進める内にその内容に派生する会話に流していきましょう。会話を途切れさせることなく会話をしていく事に役立つはずです。
話の比率としては、少しの質問、多くは聞き役として進めていくと先方に気持ち良くお話をしていただけます。また、多くの情報も得ることができます。あまり、自身の話を長々と展開していく事は好ましくありませんのでご注意ください。
気を付けておくべきポイントは、会話ごとによる先方の変化を見逃さないことです。先方が何に興味を持ち、何が苦手で何を話したくないのかなど、しっかりと読み取るようにしていくことが重要です。

2.接待中の注意点

接待のマナービズベニア特集2

<食事のペース>

先ずは、先方に最初のお酒を選んでいただき、お店の方にスタートの旨を伝えましょう。
最初の1品が出された際には、箸を始めるタイミングが難しいものです。先方に「お召し上がりながらお話を伺わせてください」など先方が箸をつけやすいように勧めていくことが良いでしょう。その際には、先方が箸をつけてからこちらも箸を付ける方が良いですが、先方が躊躇されている場合には、ご自身で先ず箸を付けて先方が箸を付けやすいようにするなど、臨機応変の対応が必要です。

食事のスピードにも配慮していきましょう。先方と同じ位のペースとなるように注意しながら食べていくと良いでしょう。ただし、先方があまりにもゆっくりなペースな場合、特にコース料理などの際には、その後のメニューと時間との関係がありますので、先方よりも少し早いペースで食べることも考慮しましょう。こうすることで、先方のペースを少し早めることができます。

また、先方のお酒が切れないように注意を払っておくことも重要です。先方から積極的にお酒を頼むことは、なかなか難しいものです。グラスのお酒が切れる前にお声がけをすることが、気の利いた気配りとして重要な要素です。
なお、お酒を注ぐ際には、先方がグラスに手を取ってから両手でお酒の容器を持って注ぐようにしましょう。

<上司同席時の注意>

先方との会食時に、自社の上司が同席する際に注意しなければならないことは、一番に気を遣わなければいけないのは、先方に対してであり、自社の上司に対してではありません。当然のことなのですが、意外にもこの傾向が多いのも事実です。自身と先方との関りに対して上司との関りは、時間的にも長く、また自身の昇進や評価評判にもつながる関係である為にこの傾向が出てしまうのは理解できます。しかし、接待は先方が主役であり、本来の目的を忘れてはいけません。また、上司も部下に対して、自身に気を遣わせるのではなく、先方へも接待に注力できるように配慮することが何よりも重要です。まして、先方の前で部下に対して尊大な態度をとるなどという事は決してしてはいけません。先方は気分を害する可能性が高く、また、そのような会社と取引しようとは思わないはずですね。

<店員さんへの対応の注意>

人によっては、この対応が出来ない方がいらっしゃいます。先程の上司と部下の関係と同様です。
お店の方を呼ぶ際や注文をする際の「態度」にご注意ください。間違えても「ちょっと」「お水!」など、尊大な態度で対応することは控えることを心してください。あなたのその尊大な態度を見て、先方はどのように感じるでしょうか?危険を感じることはあっても、親しみを感じることはないのではないでしょうか。また、お店の対応も変わってしまう可能性があります。もちろん、お店も最低限の対応を欠くことはありません。しかし+αの対応を引き出すことは出来なくなってしまうことは明らかです。

<テーブルマナー>

あまり細かくテーブルマナーにこだわる必要はありませんが、最低限のテーブルマナーは押さえておきましょう。
お箸や、ナイフフォーク、ナプキンの使い方など、あまりにも知らないことも先方への不信感を与えかねません。
テーブルマナーーに関しては、Bizvenior でもまた別のテーマにてご紹介していきます。

3.会食の終了に際して

接待のマナービズベニア特集2

<帰宅時の手配>

会も終了に近づいた頃、先方の帰宅への配慮を考えましょう。自社がタクシーチケットを準備してタクシーで帰宅いただく事が前提の場合には、先方にタクシーを準備する旨を伝え、必要台数を確認しましょう。その際に、タクシーチケットを手配している旨も併せて伝えましょう。

交通費を先方のご自身でご負担いただく場合には、帰宅方法を確認し、電車で帰宅される方がいらっしゃる場合には、終電前に余裕をもって会が終了できるように終わらせる気配りも重要です。

2次会を準備している場合や2次会の雰囲気となった場合には、最低限の必要台数を呼びましょう。

タクシーを呼ぶ際には、会が終了する前にはタクシーが到着するように、会の終盤で手配する必要があります。
会が終わってからいつまでもタクシーが来ない。また、逆にタクシーが着いているのにいつまでも会が終了しないという事態は極力避けましょう。先方やお店のご近所へご迷惑をお掛けすることになってしまいます。

<終了時>

頃合いを見計らって、会話が途切れた時にお開きの旨を伝えましょう。また、タクシーを呼んでいる場合には、タクシーの到着をもってお開きのタイミングとすることも出来ますね。

終了時には、先方に足を運んでいただいたことに感謝の意をお伝えし、楽しい会であった旨をお礼しましょう。
手土産を準備している場合には、併せて「心ばかりのお品である」「ご家族へのお土産」とお伝えし、手土産をお渡ししましょう。
手土産に関しては別記事「Bizvenior 特集1」にてご案内しております。

先方のお見送りは、姿が見えなくなるまですることが理想です。ただし、お店やご近所の都合でこれが行なえない場合はこの限りではありません。

<終了後>

その場で清算が必要な場合には、清算をします。
もし、店員さんとお話しが出来るようであれば、他のお客さんの通常の流れや、最近のお客さんの動向などを聞いておくと今後の役に立てることができます。まして、オーナーとお話をできる機会があればオーナーとお話をしておくと、色々な情報を得ることができますので是非お話をすると良いでしょう。私も、良くオーナーさんとお話をするようにしています。

4.翌日の対応

<翌日>

翌日は御礼の連絡は必ずしましょう。
御礼の際には、先方にお伺いして面会することが一番のお薦めです。しかし、なかなか面会できない相手方であったり、逆にご迷惑になりそうな場合には、午前中にメールでお礼を送ることでも良いでしょう。
メールの内容は、お礼に留めておき、商談などあまり結果を急ぐ内容は控えるようにしておきましょう。
先方に「接待したのだからすぐ契約してくれ」と、押し付けや交換条件の様に受け取られてしまうとせっかくの会食が逆効果になりかねません。楽しかったことや、会食中の話から派生した趣味の話題に触れる程度が丁度良いでしょう。

5.信頼

会食をすることでお互いの距離が少し縮んだことだと思います。この後、まじめな訪問を重ねていくことで、先方への信頼を勝ち取って行けるよう頑張りましょう。
商談の決定は、商品の性能や会社の規模だけではありません。営業マンや会社の対応などによる信頼度も大きな決定要素であることを忘れないようにしておきましょう!